Việc đặt trụ sở không chỉ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý trong quá trình hoạt động của công ty. Công ty có thể chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi cùng quận, cùng tỉnh hoặc sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã đăng ký doanh nghiệp.
IPGO với đầy đủ năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm đã cung cấp dịch vụ pháp lý cho rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam liên quan đến tư vấn pháp luật về thành lập doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, tạm ngừng hoạt động, giải thể, sở hữu trí tuệ và nhiều loại giấy phép con cho doanh nghiệp
Căn cứ vào pháp luật hiện hành cũng như nhu cầu cụ thể của Quý khách hàng, IPGO tư vấn, cung cấp dịch vụ tư vấn thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty Cổ phần cụ thể như sau:
- I. Hồ sơ pháp lý
– Luật doanh nghiệp năm 2020;
– Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
– Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.
- Tư vấn và phương án triển khai
2.1 Tư vấn
- a) Địa chỉ trụ sở chính công ty
– Căn cứ vào điều 42 Luật doanh nghiệp 2020: Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
– Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp
– Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty mua, tự xây dựng thì phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo luật đất đai.
– Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty thuê thì phải có hợp đồng thuê và các tài liệu chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê: Đất thổ cư phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê. Đất dự án, nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên thuê và có chức năng cho thuê lại.
b,Các trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty:
- Thay đổi trụ sở công ty cùng quận, huyện
- Thay đổi trụ sở công ty khác quận, huyện
- Thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh, thành phố
- Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính
- Thay đổi trụ sở công ty cùng quận
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệpchuyển trụ sở công ty;
- Biên bản họp của Đại Hội đồng cổ đông về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty
- Quyết định của Đại Hội đồng cổ đông về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ và Bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý cá nhân khác còn hiệu lực của người được ủy quyền
- Thay đổi trụ sở công ty khác quận
2.1.Chuẩn bị hồ sơ chốt thuế tại trụ sở cũ:
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở khác quận
- Quyết định Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở
- Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận.
- Mẫu 08 tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh
- Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ Bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý cá nhân khác còn hiệu lực của người được ủy quyền
2.2. Hồ sơ nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh:
– Mẫu 09 do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp khi thực hiện xong thủ tục chốt thuế
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty
– Quyết định Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
– Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp Bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý cá nhân khác còn hiệu lực của người được ủy quyền
- Thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh, thành phố
- Tương tự như thay đổi trụ sở doanh nghiệp khác quận, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong trường hợp khác tỉnh, thành phố, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
- Sau khi chốt thuế xong doanh nghiệp nộp hồ sơ nộp Phòng đăng ký kinh doanh bao gồm:
+ Mẫu 09 do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp khi thực hiện xong thủ tục chốt thuế
+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
+ Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty
+ Quyết định Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
+ Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp Bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý cá nhân khác còn hiệu lực của người được ủy quyền
III. Phương án triển khai.
Bước 1: IPGO sẽ căn cứ vào nhu cầu của khách hàng để soạn thảo hồ sơ thay đổi trụ sở chính của công ty để khách hàng ký tên. Trong trường hợp chuyển trụ sở công ty khác quận, huyện hoặc khác tỉnh, thành phố thì IPGO sẽ tư vấn, soạn thảo cho khách hàng các giấy tờ cần thiết để chốt thuế tại quận, huyện, thành phố, tỉnh nơi trụ sở cũ của doanh nghiệp.
Bước 2: Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, IPGO tiến hành Nộp hồ sơ chốt thuế tại Chi cục thuế quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận, tỉnh, thành phố). Trong thời hạn 10 – 15 ngày thì chi cục Thuế sẽ trả kết quả về việc chốt thuế.
Sau khi chốt thuế xong, IPGO sẽ thay mặt khách hàng nộp hồ sơ tại tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ. Quý khách hàng có thể lựa chọn nộp hồ sơ bằng một trong hai phương thức:
– Nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi Doanh nghiệp đóng trụ sở chính;
– Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia
Bước 3: Giải quyết hồ sơ:
Trong thời hạn từ 03- 05 ngày Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ cho công ty;
Trường hợp từ chối và yêu cầu bổ sung vào hồ sơ đăng ký kinh doanh thì Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do, các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có);
Bước 4: Nhận kết quả Đăng ký kinh doanh mới:
Sau khi hồ sơ hợp lệ,Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới cho doanh nghiệp.
Bước 5: Bàn giao kết quả cho khách hàng và thực hiện công bố thông tin lện Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Trường hợp Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi mẫu con dấu, Doanh nghiệp tiến hành khắc lại con dấu mới theo địa chỉ trụ sở mới của công ty
